时间不够用,现在就行动

唯有高效率的人才能成为优秀的人。而高效率的人,都有强烈的时间危机感并且高效地运用了时间。

本书作者深挖很多人效率低下、有拖延症的原因,给出了解决问题的方法。这些方法能够帮助人们走出时间管理混乱导致的困境,提升人们工作和生活的效率,帮助人们实现高效行动的愿望。

编辑推荐

★很多人特别有才干,他们有思路也有技术。然而他们却总是无法按时完成计划和任务。

调查发现,很多人之所以无法按时完成计划和目标,有些是因为总是认为时间足够充裕,而不立即采取行动,最后又常常陷入时间不够用的困局;有些是因为不会高效地运用时间,从而导致效率低下;还有一些是因为被各种琐事耗尽了时间,重要的事情却无法完成……归根结底,都是因为缺乏时间管理观念,从而使自己常常处于“瞎忙”的状态。

本书针对人们时间不够用的难题,帮助人们建立正确的时间观念,让人们保持“时间危机感”,成为迅速行动的人;帮助人们合理规划时间、简化做事的流程、运用科学的工具,以快速完成计划和任务。

★如何规划时间,让时间搭配更合理,实现时间价值的很大化?

★如何运用流程工具,简化工作流程,有效地节约时间。如何改变总是拖延、任务无法按时完成的问题?

★如何通过与他人协作减少时间成本,提高工作效率?如何通过对自己心态的调整提升时间效用?

作者简介

曹国记

企业运营高管,同时担任诸多企业的管理顾问。

他对个人和团队的时间管理、执行力进行了大量研究,并将这些研究成果运用到个人和团队管理中,迅速地改变了个人和团队的时间观念,提高了他们的执行力。

精彩书评

从小到大,从家庭到学校,我们听了很多做人的道理、做事的方法,尽管从小接受时间很重要的教育,但是从来没有人教育我们如何具体的运用时间。而《时间不够用,现在就行动》这本书,让我们深切地学习到了如何感知时间、科学地规划时间,迅速地提高做事的效率。

——李方远

目录

第一章 为什么人们常常会觉得时间不够用?

1.我们是如何看待时间的? 003

2.你的时间都浪费到哪儿了? 008

3.管理时间,才能产生价值 013

4.时间管理的发展脉络 018

内容延伸:时间管理的误区 024

第二章 做好时间管理,就是让时间变得更有规划

1.明确工作目标,把握行动方向 031

2.先想好怎么做,然后再动手 036

3.分类管理,集中处理那些小事 040

4.做好统筹规划,把时间安排得井井有条 044

5.合理利用好“暗时间” 049

内容延伸:好的规划从了解时间的轨迹开始 054

第三章 简化工作,防止时间被过度消费

1.麦肯锡30秒电梯法则:简化自己的表达 061

2.找准规律,简化工作流程 066

3.不要在无意义无价值的事情上浪费时间 070

4.适可而止,拒绝完美主义 074

5.熟练运用80/20法则,凡事把握重点 078

内容延伸:信息时代更要化繁为简 082

第四章 告别拖延症,强化执行力

1.一旦制订出方案,就要立即行动 087

2.一次只做一件事 092

3.选择先做好更难的那些事 096

4.GTD工作法:收集、整理、组织、回顾、行动 101

5.蔡氏效应与拖延症 107

内容延伸:人们为什么会产生拖延症? 112

第五章 团队带来分工,分工则带来效率

1.相互协作,相互促进与提升 119

2.适当分权,把工作交给最合适的人去做 123

3.建立优秀的团队文化,提升团队的积极性 128

4.协调步调与节奏 133

5.团队思维能够带来更低的风险 138

内容延伸:人们需要获得更多优质的社会资源 143

第六章 适当做出改变,寻求更为高效的工作方式

1.适当保持新鲜感:神奇的莫法特休息法 149

2.逆向操作产生效率 153

3.把时间单位调得更小更细一些 157

4.选择“不做什么”有时候比选择“做什么”更重要 161

5.每天只对90%的时间做出规划 166

内容延伸:“穷忙族”的思维特质 171

第七章 工作态度决定了时间的效用

1.记得要比预期的时间早一点儿完成任务 177

2.保持专注和热情,确保工作劲头 182

3.保持自信,别被消极情绪左右 187

4.保持良好的心态,拒绝外在的干扰 192

5.培养危机意识,提升工作的紧迫感 196

内容延伸:从收拾桌子来看待个人的工作态度 201

第八章 提升自我,让工作变得更加高效轻松

1.及时充电,平衡时间投资和时间产出的比例 209

2.借助时间管理工具,减轻工作负担 214

3.调节生物钟,保持最佳状态 220

4.善于总结经验,尽量少走弯路 225

5.激发并提升体内的元认知能力 230

内容延伸:休息是自我改进的一种有效方法 235

后记 不要让时间管理失去控制 239

精彩书摘

做好统筹规划,把时间安排得井井有条

在日常生活中,许多人都亲自泡过茶,也都了解沏茶的流程,按照一般情况来说,泡茶水主要分为清洗茶壶茶杯、烧开水、准备茶叶等几个主要部分。而多数人可能会这样开始自己的泡茶流程:清洗煮水壶,将水装到水壶里烧开,找到茶叶、茶壶和茶杯,将茶杯和茶壶清洗干净,之后用开水冲茶叶。或者也可以变换顺序:找到茶叶、茶壶和茶杯,将茶杯和茶壶清洗干净,然后准备清洗煮水壶,将水烧开,最后泡茶。

这样的流程似乎每个人都会,而且每个人都懂,一切只要按照常规顺序去做就行了,可是对于这样一件很普通的生活小事,著名的数学家华罗庚却进行了深入的分析,他写了一篇分析泡茶方法的文章,并对泡茶的顺序和方法提出了新的看法。

按照华罗庚的说法,泡茶的合理顺序应该是这样的:找出开水壶,灌水烧水,在烧水的过程中清洗茶壶、茶杯,取来茶叶,等到水烧开之后,直接泡茶。这个顺序和一般人的泡茶顺序有一点很不同,那就是他并没有等到茶水烧开之后才准备茶叶、茶壶和茶杯,而是利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。这样做的一个原因就是烧开水的时间比较长,而这一段时间里,人们有足够的时间来准备茶叶、茶壶和茶杯。

想要更加直观地了解这一流程所具备的时间优势,可以假定每一部分的时间:洗开水壶、灌水需要1分钟,把水烧开需要15分钟,洗茶壶、茶杯需要2分钟,拿茶叶需要1分钟,而泡茶需要1分钟。那么平常人泡茶所花的时间,就是将所有的工作时间直接累加起来,时间计为20分钟。而按照华罗庚的泡茶方式,洗茶壶、茶杯需要的2分钟,以及拿茶叶所花的1分钟都可以节省下来,因为在烧开水的过程中,这些工作可以轻易完成,因此整个流程中只需要消耗17分钟。

利用烧开水的这一段时间来准备茶叶、茶壶和茶杯,这就是一种很实用的时间管理方法,而华罗庚将这种方法定义为统筹法。所谓统筹法实际上指的就是用网络图反映、表达计划安排的一种方式,它在网络图中选择一种最优工作方案,以此来组织协调和控制生产进度、费用,最终达到预定目标,获得更多经济效益。

统筹法在生活中非常实用,因为绝大多数工作都有多个不同的步骤,或者可以分解成多个不同的部分,因此在执行工作时,执行者可以先将比较复杂的工作分解成多个部分。其中,每一个部分从开始到完成都有一个过程,都需要耗费一段时间,执行者可以用一条带箭头的短线条将其标注起来;不同部分之间往往有一个衔接点,这个点可以用圆圈标注出来。

紧接着,执行者需要将带箭头的线与圆圈相接,形成一个比较复杂的网络流程图,然后找出流程图上完成工作时间最长的那些线路。最后在这条线路上寻找耗时最短的环节,或者看一看有哪些时间是可以缩短的(避免那些无谓的时间消耗),从而确保各个部分都可以节省更多的时间。

比如,某个项目经理准备设计一份新项目的执行方案,他需要做好一系列准备工作:亲自对项目基地进行考察(花费3天时间),安排助手对手头的资源进行评估(花费2天时间),需要等一位海归的设计师来协助自己制订方案(距离目前5天),还要去另外一个城市会见一个重要的客户,希望获得对方的一份调查报告(来回需要2天)。

那么通过分析和计算,这位项目经理的方案设计准备工作究竟需要多长时间呢?有的人可能会简单地将这些不同工作所耗费的时间加起来,结果是:3+2+5+2=12天。也就是说,当这位项目经理完成相关的准备工作回到办公室进行设计时,应该是12天以后的事了。

许多人都会这么理所当然地认为,可实际上,按照统筹法来计算,真正需要花费的时间只有5天。首先,项目经理亲自对项目基地进行考察,这花费了他3天的时间;接着,在这3天时间里,他要求助手对资源进行整体的评估,这只需要花费2天时间,而这两天时间与考察所需的3天时间丝毫不冲突。然后,等到3天的考察结束后,项目经理立即前往另外一个城市会见客户,获得调查报告,前后花费2天时间。而等到项目经理返回的时候,所有的工作一共花了5天时间,而此时他要等待的那位设计师也顺利回国,双方可以直接就方案事宜进行讨论。

这就是统筹法的魅力所在,通过对各个工作步骤(各个部分)进行分析,工作者可以科学合理地做出任务安排,从而保障工作时间得到最大化的节约。通常人们可以通过画图的方式准确表达相关的流程安排和时间安排,有些人不会直接画图,但是可以通过全方位的分析和观察,来找出那些最节省时间的工作线路和流程,并以文字的方式表达出来。

无论是哪一种方式,在统筹的过程中,执行者需要明确了解工作中每一个部分所耗费的时间以及具体的流程,然后弄清楚什么事情应该先做;什么事情应该后做;或者不同的事情可以在同一时段同时进行,但是其中一件事必须在另外一件事之后开始,并且在另外一件事之前完成,这样这件事所耗费的时间才会节约下来(两件事拥有一个重合的时间段)。

GTD工作法:收集、整理、组织、回顾、行动

有人曾做过一项调查,发现许多人都存在工作混乱的情形,这种混乱主要体现在以下几个方面:

——觉得自己很忙,但是说不出自己究竟忙了些什么,而且事实上真的没做多少事;

——常常忘掉自己是否做过某项工作,以至于经常会出现一些工作重复与遗漏的状况;

——经常想到什么就做什么,没有一个严格的详细的规划;

——有过各种各样的人生计划,可是过了很长时间也没有想过去付诸实施,而且有时候自己也搞不清楚自己的计划是什么;

——遇事缺乏一个清晰的思路,不清楚自己应不应该做,应该如何做;

——明明有许多重要的事情要做,可是一旦开始工作,就常常会在一些无关痛痒的小事上打转;

——有很多事情要做,可是在执行过程中往往会将各项工作弄得一团糟,不同的事情会纠缠在一起,难以理清。

正因为经常遇到混乱的状况,人们才会在一些必须要做的事情上产生拖延现象。针对这种状况,人们必须有意识地建立一个稳定的事务处理系统,通过这个系统,人们可以把所有事务都反映在列表中,这样大脑就会对相关工作形成一个清晰直观的认识,从而确保自己在放松和休息的时候,做到彻底的放松,而不是因为觉得很多事没做而产生负罪感。

那么该如何打造这样一个稳定的事务处理系统呢?著名的效率管理专家戴维·艾伦曾经写过一本书《搞定》(原名《Getting Things Done》),在书中,他提出了一个比较完整的时间管理方法,就是GTD时间管理法,这套时间管理模式源于Getting Things Done的简写。

这套方法最初在洛克希德公司的千名经理研讨会上被提出来,戴维·艾伦几经修改,使之成为为全世界顶级机构所认可的时间管理黄金策略。它的核心内容基本上包含在“收集、整理、组织、回顾、行动”这5个步骤中。

——收集

通常人们会强行记忆自己做了哪些,以及哪些没有做,可是强行记忆的效果并不好,反而经常会出现漏洞,同时也增加了大脑的负担。为了确保自己的工作不会出现什么遗漏,艾伦主张使用文件夹、U盘、光盘、工具箱、篮子、纸张、电子邮箱,或者是掌上电脑等装载工具,来收集那些自己所能想到的所有没有去做或者没有做到的事情。经过收集,需要去做的事情就会被明确记录下来,大脑内部有关工作事项的记忆会及时得到清空,这样做有助于解放大脑的其他功能,比如说思考。

——整理

信息被系统地装在一起,往往处于混乱的状态,因此工作者需要花费时间定期或者不定期地对它们进行初步整理,确保自己尽快清空这些文件夹或者电脑。在初步整理之后,工作者需要意识到哪些是可以付诸行动的,哪些没有必要付诸实施,对于那些不能付诸行动的内容,工作者可以将其大致分类成参考资料、日后可能需要处理以及垃圾。对于那些可以付诸行动的信息最好设定一个时间界限,这个时间界限一般以2分钟为准,那些能够在2分钟内完成的事情最好立即着手去做,不要拖延得更久。那些不能在2分钟内完成的工作,则可以推到下一步行动中进行组织。

——组织

一些不能够在2分钟内解决的工作事项,需要进行进一步仔细组织,这种组织包含了两个主要方面:第一,将参考资料设置在一个文档管理系统中,以方便查询;第二,对下一步行动进行组织,其中分为下一步行动清单、项目清单、等待清单和未来/某天清单。

下一步行动清单即接下来所要做的事情和步骤,一般情况下,人们可以按照流程去做,将步骤多而杂的事项细化成更加具体的工作,并把最重要且最先要做的那件事写出来。

项目清单是指那些需要多个步骤或者分解成若干行动才能完成的事项。

等待清单是一份记录清单,记录管理者委派他人去执行的任务,在一个管理体系中,当管理者已经指派了他人做某件事,就应当进行跟踪以及定期检查,并做出行动指示或者提醒。

未来/某天清单专门用来记录那些延迟处理且没有具体的完成日期的计划,这些事情需要在一个时间点上去做,但不是马上去做。

——回顾

一般情况下,人们会按照自己的精力、资源、时间来决定先做那些重要的事情,但有时候拖延症会让人们刻意选择从一些更容易做的事情入手。为了确保行动者制订的行动列表和提醒发挥应有的作用,当前面的工作都完成之后,工作者需要定期对主要的“行动”、“项目”和“等待”的事项进行回顾,确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入自己的系统,并且及时进行更新,这是保障GTD系统正常运作的一个基本前提。

——行动

组织工作是非常重要的一部分,但是将全部时间花在组织上并不合理,因为组织得再好没有人去执行,最终也不具备任何实际意义,反而导致整个GTD系统变成一个摆设。为了发挥系统的现实意义,相关内容必须在实践中得到验证,这就是行动的价值所在。

行动以前面几项工作尤其是组织工作为指导,此外执行者需要优先考虑时间的多少、精力的好坏以及任务的重要性,然后选择清单上的事项采取积极的行动,这样能够有效避免拖延症的出现。

GTD工作法看上去非常复杂,但却是一种化繁为简的方法,它通过信息的分类、整理、保存、管理和检查,制订高效能的行动方案。其核心在于,列出所要做的事情,然后安排好下一步的行动。戴维·艾伦在《搞定》这本书中说道:“把所有事情都从你的脑袋里弄出来,在事情出现就做好相关行动的一系列决定,而不是在事情爆发的时候。以合适的类别组织好你的项目的各种提醒以及下一步行动,保持你的系统更新和完整,及时进行回顾,使你在任何时候都能信任你的系统和处理对任务。”

这是对GTD方法的一个精辟总结,根据这段话,人们可以将这个时间管理方法简化成两点:第一,把所有要做的事情分门别类,并存放在一个逻辑性强且可靠的系统中去。这样就使得大脑回归到它的本职工作中去——大脑是用来思考,而不是记事的。当大脑不再在提醒人们该做却没做的事情上耗费能量时,它能够集中精力思考更多的问题;第二,设定下一个动作,确保任务和计划的具体化,这样就能把任何任务和项目具体成行动,这时候人们通常可以做出最佳的选择,并且对自己的行动充满信心。

将问题回归到拖延症上,就可以发现一个现象,那就是人们通常所认为的“事情太多,时间不够用”,其实根源并不在于任务本身,而在于大脑在处理繁杂问题时出现了混乱,混乱会导致人们在工作过程中出现消极和抵触的情绪。就像一个周一刚上班的职员面对一桌的文档时,会感到手足无措一样,这个时候他可能会瘫坐在桌前什么也不做,大脑会率先制造混乱。但其实问题并没有那么严重,如果他能够稍加整理和分类,找出那些重要的文档,以及没价值的文档,然后按照文档中的内容付诸行动,问题或许会一件件得到解决。

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书名:时间不够用,现在就行动
作者:曹国记
出版社:台海出版社
ISBN:9787516818381
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