掌控工作

高层管理者:在布置任务的时怎么交代清楚?

项目管理者:怎么规划项目进度,不让项目延期?

员工:老板交代的问题怎样才会考虑的更全面?

我们:面对陌生的领域怎么着手准备不慌乱?

本书提供的工作方法,可以帮助读者快速学习、解决问题并实现效率。与其他工作方法相比,这套方法的特点在于,为读者构建了一套完善的底层系统。这套系统以定义问题、拆解问题、执行解决、总结复盘为核心主线,并穿插着丰富的工具模型,从而形成一个多层面、跨学科,并拥有丰富的行业思考、案例分析、行动指南的科学体系,系统强化你的实力,也为更有智慧地工作提供有益的指导。

编辑推荐

1. 模型:帮你把自己熟知的一些思考工具进行有序的整理和归类,形成系统解题思维。养成良好的习惯和行为。

2. 适合人群:“思考工具法”正在改变着项目管理者、职员和想要改变着学生和普通人,不仅要帮助人们变成高效能人士,带来的影响力也遍及生活的所有领域。

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作者简介

腾讯高级战略分析经理,先后在知名咨询公司埃森哲与帕特侬担任战略咨询顾问,高效工作管理专家,学习教练。他浓缩数年来从咨询公司与各行业头部企业学习、实践而总结出来的方法论,帮你养成系统的工作思维,从容应对工作中任务重、无从下手、速度慢、被上级批评等问题。他提出的系统工作法帮助数万名学生、普通职员、管理者走出低质低效的工作困境。他推出的“咨询顾问教你轻松解决问题”“系统化讲解商业分析”等课程在在行一点、知乎、小灶计划等多个平台获拥有100万学员。

目录

前言

01 掌控工作的四步法

咨询顾问工作方法的魔力:搞定一切 // 003

抛弃你的一切常识 // 008

四步法简介 // 010

第一步,明确问题的定义

第二步,深入剖析问题

第三步,执行解决

第四步,总结复盘

02 第一步:界定问题

做事之前,先把任务搞清楚 // 015

把问题弄清楚的三个层次 // 017

第一个层次:熟悉与理解专业术语

第二个层次:剖析问题的本质

第三个层次,清晰明确的问题陈述

第一个层次:熟悉与理解专业术语 // 019

学习专业术语

理清专业术语:what-else循环法

一些可以直接套用的框架

第二个层次:剖析问题的本质 // 041

为什么要剖析问题的本质?

利用问题辨析表剖析问题的本质

利用重要—紧急矩阵帮你做好问题排序

第三个层次:明确的问题陈述 // 057

什么是问题陈述

问题陈述的SMART原则

本章知识点 // 062

03 第二步:拆解问题

用议题树拆解问题 // 067

为什么要拆解问题

什么是议题树

议题树的表现形式

议题树的两个基本原则

议题树与金字塔原理

搭建议题树的方法一:自下而上法 // 093

列出尽可能多的散点

如何进行归纳总结

如何利用MECE 原则和同一层面原则

搭建议题树的方法二:自上而下法 // 118

如何搭建主干并将内容细化

两种方法的综合应用

假设驱动法 // 145

什么是假设

如何提出假设

用假设驱动议题树的拆解

假设驱动法的其他作用

如何完善议题树 // 156

80/20法则

迭代与修改

多种方法综合运用

本章知识点 // 191

04 第三步:执行解决

针对议题树制订解决方案 // 175

行动导向型议题树

问题导向型议题树

制订工作计划 // 187

工作计划的要点

如何制订工作计划工作执行 // 201

执行环节常见问题

工作执行最重要的三件事

工作执行中的关键原则

如何保证个人执行力

本章知识点 // 218

05 第四步:总结复盘

及时复盘,优化解决方案 // 223

事中复盘与事后复盘 // 226

事中复盘

事后复盘

如何做好总结复盘

组织一场复盘会

复盘会的科学流程

巧用复盘,总结出你自己的分析框架 // 269

第一重境界:从已有框架出发,总结通用工具

第二重境界:从已有框架出发,探索单一领域解决方案

第三重境界:直接总结提炼出分析框架

本章知识点 // 278

后记 279

精彩书摘

搭建议题树的方法一:自下而上法

搭建议题树有两种基本方法,一种是自下而上法,一种是自上而下法。让我们先从更符合一般人思考逻辑的自下而上法开始解析。

你一定看过建造楼房的过程。想要建起一栋摩天大楼,第一步是要打地基。地基承载了大楼全部的重量,因此越高的大楼需要的地基越深越大,地基打好了大楼才能稳固。在地基之上,从第一层开始,一层一层向上建造。一般情况下,为了使建筑更加稳定,上面楼层的横截面积往往要小于下面楼层的横截面积,也就是上小下大的笋尖形。我相信你从没见过哪栋高层建筑是上大下小的大头针形状的。一层一层向上建造直到顶层,最终封顶,一座大楼才算基本完成。

自下而上法和盖房子一样,就是从议题树的底层往上搭建(如图3-15所示),也就是从最小一级的议题开始一层一层往上添加。先列出最低层级的细节议题(打地基),再一层一层向上建造(总结归纳),最终指向初始的基本问题(封顶),而且下面层级的议题数一定是大于上一层级的。

图3-15 自下而上法拆解方向

这个自下而上法一般应用于不熟悉或者特别复杂的问题。试想一下,当你面对一个没有把握的问题时,你不太可能在脑海里搭建出整个议题树清晰的脉络,只能先根据粗浅的理解列出一些散点(从细节议题开始入手),然后一边思考,一边研究,一边补充(总结归纳形成上级议题),直到形成完整的议题树。

某次我被安排了一个任务,分析一块业务的业绩为什么下滑。由于对这块业务并不熟悉,同时也必须运用到我并不擅长的大数据分析技能(几百万条数据),所以我接到这个任务的时候毫无头绪。于是我就使用了自下而上法,先把我能想到的关于这块业务的所有点都列出来,然后逐一去判断它们是否可能是导致业绩下滑的原因;如果可能,那么应该用什么样的数据分析方法去验证;从中筛选出几个关键指标之后,我对这块业务的逻辑就非常清楚了。

想要运用自下而上法,你可以通过三个步骤来完成。

第一步,列出所有你能想到的点。这些零散的点都是解决核心议题的不同方式。

这里,你可以通过自我头脑风暴,也可以集思广益,组织头脑风暴会,激发大家的灵感和想法。这里暂时不用顾虑层级或者MECE原则,甚至不一定要一句话的完整议题,只要列出一些单词即可。这一步的目的是列出尽量多的散点,但是必须要保证这些散点对于解决基础问题有帮助。

第二步,将这些散点进行合并和归纳。这一步需要将几个同一层面、同一维度的议题放在一起,再基于MECE原则进行修改与补充,最后归纳总结出对应的上一级议题。

这里的归纳总结其实很简单,你只需要找到各个议题之间的共通点就可以了。归纳总结时往往可以从不同的维度提炼。比如猫、狗、乌龟、牛、羊这5种动物,你既可以把猫、狗、牛、羊归为哺乳动物,乌龟单独归为爬行动物,也可以把猫、狗、乌龟归为一类(常见宠物),而把牛、羊归为一类(很少被当作宠物)。这时候,你就要根据实际情况进行判断。做到这一步,你手中可能会有几个第二层级和第三层级的议题,以及对应的分支,事实上,它们已经组成了议题树的雏形。

第三步,你需要继续将归纳总结出来的议题再进一步归纳,然后通过MECE原则不断把缺失的部分补充完整,并用同一层面原则把议题分布到不同的层级中。在重复了若干次之后,如果所有归纳总结出来的第二层级议题可以完全解决初始问题,并且议题树的各个分支都符合MECE原则和同一层面原则,我们就可以认为这是一个完整的议题树了。

接下来,我将会结合案例,详细阐释以上这三个步骤中的难点与重点。

列出尽可能多的散点

在这个第一步,大部分人遇到的最大问题就是想不出那么多点。这时候,你可以用的最好方法莫过于头脑风暴法。

头脑风暴法,又称为脑力激荡法、智力激励法或自由思考法,是一种可以提高群体决策的创造性,提高决策质量的方法。这个方法是美国天联(BBDO)广告公司创始人亚历克斯·奥斯本于1938年首创的。它要求参与者围在一起,围绕主题畅所欲言,通过在群体讨论中产生的热情、碰撞出的火花,激发出所有参与者的联想反应和竞争意识,从而获得大量的突破常规的想法。在讨论过程中,无论提出的想法听上去多么错误、荒谬或可笑,其他人都不得打断和批评,所有的想法只能在会后进行分类整理。

头脑风暴会的组织

这种会议的组织很简单,你只需要安排:

1个主题:所有讨论都围绕这一主题展开,不要偏题。在完成任务的过程中,头脑风暴会的主题一般就可以定位基础问题(问题陈述)可以从哪些点展开。

1段时间:一般以60分钟为宜。

1名主持人:负责引导大家发言,控制场面与讨论节奏。

1名记录员:负责记录讨论要点,会后进行整理。如果是内部会议,也可以现场录音,会后记录整理,这样节省人力。

若干参与者:参与这项工作的成员最好都参加,同时也可以找1~3名不参与这项工作但有知识、有经验的“外援”。

头脑风暴会遵循的原则

需要特别注意的是,头脑风暴绝不是“座谈会”“茶话会”,更不是“吵架会”“批斗会”,想要让头脑风暴会真正有效果、有意义,所有的讨论都要遵循以下7个原则。

1.以想法数量为最终目标

头脑风暴会只强制大家提设想,越多越好,以获取想法的数量为首要目标。在会上,不用苛求想法的实际质量。如果限制了质量,很容易让参与者感到压力,不敢提出见解。

2.禁止批评和评论他人

在头脑风暴会上,对别人提出的任何想法都不能批判、不得阻拦、不能反驳。即使自己认为他人提出的想法是幼稚甚至是错误的,也不能有任何评论。任何思想都需要鼓励,因为你永远都想不到一个看上去荒谬的想法能碰撞、诱导出怎样的火花。

3.禁止自我批评和自我设限

和上一条一样,在不能批评他人的同时,也不允许自我批评,不要觉得自己的想法不成熟,是错误的,脑海中浮现出的任何想法都应该直接表达出来。而判断这些想法的可行性则是会后的事情。

4.参会人员一律平等

参与头脑风暴会的人员,无论是该领域的专家还是高层领导,一律与他人保持平等身份,不能用自己的身份对他人施压。即使完全不懂该领域,也不要有压力,要勇于提出自己的想法。这一点是对那些职位高的参与者提出来的。当然,也不能因为自己掌握的知识、拥有的身份或者所谓的“面子”去打压他人,搞“一言堂”,这样也会失去脑力激荡的意义。

5.畅所欲言,任意思考

头脑风暴之所以被称为“风暴”,就是因为在会上提倡自由的、随意的思考与想象,甚至在某些时候,想法越新越奇特越好,因为这类想法可以有效地启发他人,实现思维的碰撞,让“风暴”真正席卷全场。

6.独立思考

头脑风暴会的全程都不主张私下交谈、“开小会”,因为这样很容易影响、干扰到他人和自己的思路。所有的沟通和交流都应该公开透明,所有的观点都应该基于自己的真实想法。

7.鼓励补充与引申

虽然不鼓励反驳他人观点,但在会上完全鼓励顺着他人的思路做补充或引申,也可以将多个人的想法综合起来形成新的想法,但前提仍是不要批评或驳斥他人的想法。同时,当你自己没有思路却又非常想为团体做出贡献时,可以先从他人的想法出发,做总结、补充或引申,同时也要用他人的想法启迪自己的想法。

一个人的头脑风暴技巧

当和团队一起工作时,使用头脑风暴会的方法可以帮助你想出各个散点。可如果这项工作仅有你一个人负责,应该通过怎样的方法来想出那么多点子呢?

其实方法一样,你可以拿出一张白纸、一支笔,自己和自己来一场头脑风暴。不过,这场一个人的头脑风暴在执行时还是和头脑风暴会略有区别,你需要一些特别的技巧帮助你打开思路。

1. 查询法

四步法的第一步“界定问题”中,有一个重要的步骤是了解专业术语和定义,查询法技巧也是类似,当你完全没有思路时,你可以借鉴既有资料、访问专业人士帮助你打开思路。

假设你是公司市场部的工作人员,公司领导最近想建一个微信公众号,准备让你来负责。而你对公众号运营完全不了解,你该怎么办?

首先,你要做的显然是和领导界定清楚这个问题,也就是沟通具体的要求,明确问题的定义。假设最终界定的问题是:在一年内,用尽可能低的成本和尽可能多的手段,给公众号涨粉10万。因为这是你不熟悉的问题,所以搭建议题树显然要使用自下而上法。

首先,你可以在网上查资料,比如通过百度搜索。搜索之后你发现,很多讲涨粉的技巧都提到了“裂变”,而裂变可以通过奖品、红包以及非物质奖励(如资料)来引导用户进行分享转发。得到这些信息后,你就可以把奖品裂变、红包裂变、资料裂变这几个散点写在你的白纸上。

2. 迁移法

在平时的工作和生活中,你一定接触到过非常多的信息和知识,当你缺乏思路的时候,可以从日常入手,看是否有进行知识迁移的机会。通过类比的方式,将熟悉领域的知识迁移到不熟悉的领域。

在平时刷微信的时候,你想必看到过这样几种形式。一种是公众号底部、留言上方会出现一条横幅广告,有些广告点进去之后就是“关注××公众号”,这就是涨粉广告,需要付费。还有一种形式是在公众号文章里,或者注明“转载自××公众号”,或者作者直接写上“推荐关注××公众号”,这属于公众号推荐,有的付费,有的免费(比如互推)。这时候,你就可以把涨粉广告、付费推荐、免费互推这几点写下来。

你在刷知乎、微博或者App的时候,想必也注意到了,有些博主会在图文中注明“欢迎关注我的公众号×××”,或者留下二维码。同理,你就可以把知乎引流、微博引流等写出来。除此以外,你在办公楼下、地铁站里、大街上想必也看过有人摆摊,招呼着“关注公众号送礼物”。

这些点虽然你没有亲手操作过,但都可以从日常生活的经验迁移过来。在生活中,你是一个“粉丝”,也就是被引流的对象,而迁移过来以后,你就成为吸粉的主体——公众号的运营人。

3. 关联法

这个技巧一般应用于前两个技巧之后,也就是基于你已经写出的散点,通过思维关联和发散,找到与现有散点相关的更多点。

在公众号涨粉这个案例中,你已经有了几个点来搭建议题树。比如,在微信内,除了通过公众号推荐,你还可以用自己的微信号发朋友圈,或者转发到群里;再比如,除了知乎和微博,你还可以上小红书、百度贴吧等类似的论坛发帖引流;线下除了摆摊,也可以发传单,这些都是引流方式。

这些点都是靠现有想法进行发散后得到的。通过以上方法,我相信你的白纸上已经写满了各种散点,接下来就要进行归纳合并了。这时候你已经拥有的点包括:

● 奖品裂变,红包裂变,资料裂变

● 涨粉广告,付费推荐,免费互推

● 发朋友圈,转发进群

● 知乎引流,微博引流,贴吧引流,小红书引流

● 线下摆摊,发传单

请你记住公众号涨粉这个案例以及这些散点,后续还会继续提及。我希望能够通过这个贯穿始终的案例,帮助你更好地掌握自下而上法。

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书名:掌控工作
电子书格式:mobi,azw3,pdf,epub
作者:邵文瀚
出版社:中信出版集团
ISBN:9787521716559
豆瓣评分:8.8
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