极简思考

第一章 高效工作法：如何正确地传递信息

“很抱歉，你的建议没有被采纳。”

我们都听到过这样的话，这句话吞噬过我们的希望，也挫败过我们的信心。下面的场景可以告诉我们方案被否决的原因。

试想一下，经过几周的长时间工作、繁复的分析、无数的会议、诚恳的游说之后，你带着你的想法来到了项目委员会。你坚信自己的想法将会为其创造巨大价值。你仔细地整合了相关分析，润色了演讲稿，设计了每一页PPT，直到一切都趋于完美。最终的PPT中有总计53页的严谨数据，看到这些，你认为自己一定可以打动委员会成员。

会议当天，你难以掩饰自己的兴奋。为了使方案经得起推敲，你已经竭尽全力，你觉得人们已经没有任何理由否决它。你看着你的报告被一本本分发下去，人们开始浏览——看起来像是一个不错的开始，至少大家对这份报告感兴趣！不过仔细一看，你发现他们脸上似乎露出了一些疑惑的神情。有人举起手说：”第42页，我有个问题。”你紧张地翻到这一页，却突然想起来，你还没做自我介绍。沟通对象对你的回答渐渐感到厌倦，有的人质问为什么内容毫无新意。一名委员会成员指出了建议中的每项错误——你的方案都快被他推翻了——他说：”我根本看不出你的计划如何能够提高工作效率。”此时，你多希望自己在报告中提出了能提高工作效率的方法，然而你把时间全花在了数据分析上。

原本30分钟的简报被拖成了漫长而痛苦的45分钟，提问、抱怨和重重的叹气声此起彼伏。终于，委员会的负责人决定结束你的痛苦，她说：”很抱歉，我们今天无法通过你的方案，你下个月再进行汇报吧。”你在会议室后排的椅子上瘫坐下来，你”完美”的报告仿佛化作了一列火车的残骸，载着你的想法一直冲到了火焰里——一切都完了。

你的同事吉莉安是下一个汇报者，你心里感到有些愧疚，因为你的简报超时，现在她只有15分钟来完成这次报告了。最重要的是，她现在面对的是一群颇为恼怒的沟通对象。她分发下去的报告也只有短短9页。你心想：”完了，她完了。她的报告太短了，根本无法提供足够的信息支撑她的观点。”

吉莉安清清嗓子说：”请大家翻到内容提要，我想先阐明几个观点。我建议启动沟通培训计划，这个计划能给我们带来的最大好处是：如果我们每个人每月能在沟通上节约1个小时，员工的工作效率便可以大幅提升，这可以为我们每年节省下来35万美元的支出。”委员会成员看着她的报告，点着头；而吉莉安就站在那里，并没有多说什么。他们读完摘要，开始把目光转向她。

“有什么问题吗？时间有限，我们还是主要讨论一下对这个计划的顾虑吧。”吉莉安问道。

“我觉得大部分内容都是可行的，除了第五个要点，关于提高工作效率这一点。”那个刚刚在你做简报时跟你较真工作效率的委员开始向吉莉安提问。你迫不及待地想看看她如何为自己辩护。

“我明白您的顾虑，请大家翻到第6页。”吉莉安将她的PPT切换到关于节约开支的分析。

你摇摇头，完全无法相信她敢这么做——她居然跳过了这么多页！

她这样做根本无法让方案得到批准。

吉莉安解释了提高工作效率从而节约开支的相关计算，然后问道：”还有什么其他问题吗？”每个人都摇摇头。”那好，请大家翻到第9页，我想和大家讨论一下执行层面的问题。”她向委员会展示了资金需求以及培训的时间表。报告结束时，她将目光转向委员会负责人。

负责人的回答让你大吃一惊。”这个项目很不错，吉莉安。就我个人而言，我很喜欢提升工作效率这部分，这会对我们有很大的帮助。”

她问了问其他人，”大家都同意这个计划，对吗？”

所有人都点头表示支持。

负责人继续说：”我们都支持你的方案。项目进入执行阶段时请向我们汇报。”吉莉安向委员会表示感谢。

到她离开房间为止，她只用了14分钟，只讲了3页的内容，但方案就这样被通过了！她是怎么做到的？你思考着，同时对她充满了敬佩。

答案很简单：吉莉安直截了当地阐明了自己的想法，主导了论证过程，并和听众分享了最相关的信息。她考虑到了她所要达到的目标和听众的诉求，在制作PPT之前，甚至在进行数据分析之前，就先规划好了方案的结构。吉莉安把重心放在她想要的结果上——让方案得到通过，而不是让分析过程中有漂亮的视觉效果或是令人印象深刻。她以结果为导向，放下自己的目标，根据听众的需求调整内容。

结构化思维过程

高效沟通是可以习得的，而且远没有你想象得那么难。我将这种方法叫作”结构化思维过程”。如果做得正确，你可以更有效地、更快地把一个初步想法逐步转化成一个能被批准的方案。为了拥有这样的能力，你必须摒弃固有的习惯，接受那些你还不太习惯的方法。起初，你可能会退缩，认为这根本不可能实现。你遇到了以前从未学过的知识，感到震惊也是非常正常的反应。当你过了这一阶段，忘记了以前的习惯，你会发现这一过程非常直观。我们之所以无法掌握这一方法，只是因为我们以往错误的认知——以为简单的方式不足以解决问题。然而，这一方法的美，正在于它的简洁和精练。

描述一个商业方案时，”简练”这个词看来有一点”过时”，而我之所以选择它，是因为我早年职场生涯的一些重要经历。那时我刚进入麦肯锡，并成为几项业务的负责人，执行副总裁希望能够更好地了解她的团队所做的项目，所以要我向她汇报。这次谈话非常重要，因为这是我和她的第一次交流，而她是我老板的老板。

首次亮相对我的团队、我的业绩评估、我的职场生涯，都会带来很大的影响——好的以及坏的。

我用书中即将介绍的结构化思维过程打磨了我的报告，确保我所要讲的一切都能引人注意，每一个词、每一张图表都不显多余。我和几位项目组成员进行了几次对话，将他们的意见也加入报告中。我向执行副总裁报告的过程非常顺利，让她在较短的时间内了解了我所做的工作。报告结束后，我问她是否还有什么问题，她的回答我到现在依然记得。她说：”你解释得非常清楚，你的报告非常简练、非常流畅。我没有什么问题，非常好，谢谢你。”她所说的一切，是我在工作中得到的最高赞赏。从那天起，我决定以”简练”作为方案的风格。我也愿意向你透露其中的窍门，让你的方案也能简洁易懂。

即便是面对最具挑战的方案，像麦肯锡这样的国际顶尖咨询公司也会采用这种高效工作法。这种方法的特点是用假设解决实际问题：先预设一个可行的结论，然后以事实为基础，以数据为辅助来证实这一假设。在采用这种方法时，方案人策划的观点必须与利益相关方的目标相吻合，策划人必须了解阻力和支持分别来自何方，进而找出一个令人信服的阐述方式，并提供准确的数据加以支撑，目的就是要在首次提出方案时就能够让人信服。这种方法并不仅仅限于咨询公司使用，也不仅仅适用于咨询方面的业务，你也可以将它运用到工作中的每一天。

作为一种有效的工作方法，它非常灵活：可以用于制作PPT，还可以帮助你有效率地写邮件、做备忘录、发送语音信息、与人交谈或者打电话。不论是工作汇报还是商业方案，它所起到的作用都是相同的，在每一个需要与人进行沟通的情景中，你都可以运用这种方法解决问题，让对方更好地接受你的建议。

在你读这本书的时候，你可能时不时会觉得——太简单了！不过当你开始使用时就会发现，实际操作起来还是困难的。你可能想知道为什么会出现这样的反差？那是因为你必须思考很多问题。帕斯卡尔说过：”如果有时间，我会写一封稍短一些的信给你。”写一封短一些的信之所以会耗费更多时间，正是因为你需要思考。

结构化思维过程能带给你什么

我建议你改变那些根深蒂固的习惯，克服过程中遇到的阻力，在有限的时间内掌握一种新技巧。你将会遭遇许多困难，但是你也会因此得到回报。这个方法会对你大有裨益。

更清晰、更引人注目的建议。这个方法可以让你精准地阐述一个建议，强迫你去了解沟通对象的诉求，进而提出能满足他们需要的建议。当你这样思考时，你的建议便能更容易被理解和被支持。

更简短的沟通。这一过程可以让你的沟通对象花更少的时间解读内容，让你花更少的时间回答和澄清问题。毕竟9页的报告比90页的报告更容易阅读。剔除多余的信息之后，简短的方案给人困惑也相对少一些，这意味着人们无须为了核实内容反复讨论。

更有效率的分析。你不必把时间浪费在无用的分析上，只需要将注意力集中在你所需要的数据上。这种方法会告诉你什么样的信息能够支撑你的建议，同时它也会帮你剔除那些多余的信息，避免毫无必要的分析。

更少、更短的会议。会议时长会逐渐变得更短，会议频率会逐渐变得更低，因为人们提出的问题会减少，返工的情况也会减少。参与者会更清楚地知道你的建议是什么，以及你的理由是什么。

更高效的决策。在新项目开始的时候，你的团队第一次商议就可以做出一些决定，因为有用的信息触手可及，表述也不拐弯抹角。这样的叙述方法可以更好地说服别人认同你的理念，参加终审会议时，你能够回答各类关键问题，你也知道分享哪些关键信息才可以令方案获得批准。

增加方案通过的概率。这一方法并不能保证每个方案都能听到”通过”二字，但是它会让你更经常地听到这个词。人们会明白你到底要什么，也会明白为什么应该支持你的想法。你将把正确的数据带到对话中，也做好了应对异议的准备。只要你能用对数据，而且针对利益相关人的触动点，获得通过便是情理之中的结果。

我可以负责任地说，只要你严格地、始终如一地使用这些技巧，一定能体会到这种方法带来的好处。

如何运用这本书

我将在这本书中解释结构化思维过程及其作用，我会把沟通过程逐步拆分，辅以案例让你了解它的具体形态。我会和你分享有用的技巧，让你更好地掌握这种方法，同时，我也会指出那些会破坏你努力的潜在陷阱。我建议你选择一个目前正在筹备的方案，将书中的方法应用到每一步骤中，这样你便能将这一方法运用到日后的实际工作中。

需要注意的是，这个过程是杂乱的，你并不会在每一步都得到一个完美的答案。事实上，在向客户授课时，我经常告诉他们去包容自己犯的错误。在最初几步中，你得到的结果很可能是错误的，但那无伤大雅。这一方法并不是让你将每步都走对，而是让每一步都离你想要的结果更近。这将会是一个迭代的过程，意味着你可能需要推翻你上一步所做的工作。这或多或少会给你带来挫败感，但是我建议你接受这种感觉。每一次迭代过后都会让你距离最终答案更近。如果你的思维方式固化，每一步都要臻于完美，那你会有很强的幻灭感，会放弃，并重拾旧习惯。

这本书并不会教你如何使用PowerPoint或是任何制作幻灯片的软件，它会教你在打开任何一个软件前该如何进行目标思考。

这一方法将教会你如何正确传递信息，而不是如何传递所有的信息。简化信息的能力和选择最重要事例的能力才是这一方法的核心。不要害怕方案中缺失什么信息，如果有人有疑问，你可以稍后再为他解答。你越擅长简化信息，你的想法就越可能得到支持。古希腊哲学家毕达哥拉斯最了解这种方法的真谛，他说：”不要冗言赘语却言之无物，说话应当言简意赅。”如果你准备学习这一方法，就应当追随毕达哥拉斯的建议，如此一来，你不必多言就可以达到你想要的结果——让方案获得批准！